¿Qué son los campos de datos y cómo puedo usarlos en mis contratos?
Los campos de datos o "data fields" son campos personalizados que puedes usar para completar puntos clave de información en tu contrato. Los campos de datos o "data fields" generalmente cambian de un contrato a otro y son visibles en el cuerpo del contrato para todas las partes involucradas.
Estos campos suelen incluir cosas como el nombre del artista, la fecha del acuerdo o los términos de pago. Piensa en ellos como espacios en blanco que llenas para cada nuevo contrato.
Hemos creado una biblioteca con los campos de datos más comunes utilizados en la industria musical.
¿Por qué debería usar campos de datos?
Usar campos de datos o "data fields" en tus contratos musicales hace todo más fácil y organizado. Aquí te mostramos cómo te ayudan:
Consistencia: Todos tus contratos tendrán la misma estructura. Esto los hace fáciles de leer y entender.
Eficiencia: Puedes completar los campos en blanco rápidamente, ahorrando tiempo.
Automatización: Los campos de datos pueden ayudarte a automatizar partes de tu flujo de trabajo, haciendo que todo funcione de manera más fluida.
Seguimiento: Puedes llevar un seguimiento de información importante en todos tus contratos.
Integración: Puedes exportar campos de datos directamente desde tus contratos en formato CSV y cargarlos en tu software o entidad de contabilidad de regalías favorito.
Tipos de campos de datos
Puedes cambiar el tipo de campo de datos según lo que necesites. Flou ofrece tres tipos de campos de datos:
Texto o "Text": Nombre, dirección, descripciones cortas, etc.
Número o "Number": Porcentaje de participación, cantidad de dinero, etc.
Fecha o "Date": Fechas. Importante para configurar recordatorios y alertas.
¿Cómo puedo agregar campos de datos a mis contratos?
Agregar campos de datos o "data fields" a tus contratos es sencillo. Puedes hacerlo cuando creas un nuevo contrato o editas uno existente. Aquí te explicamos cómo:
Inicia un Nuevo Contrato o Edita uno Existente: Abre tu cuenta de Flou y comienza un nuevo contrato o abre un borrador existente.
Inserta Campos de Datos: Haz clic en la barra lateral para elegir entre campos de datos existentes o crear nuevos.
Rellena los Espacios en Blanco: Una vez que hayas agregado los campos de datos, completa la información específica para cada contrato.
Veamos un ejemplo.
Agregar campo > Crear nuevo campo
En inglés "Add field > Create new field"
Nombre del nuevo campo de datos > Seleccionar tipo de campo
En inglés "Name of new data field > Select field type"
Insertar nuevo campo de datos en el documento
Rellenar los espacios en blanco
¿Cuáles son los beneficios de usar campos de datos?
Fácil de Actualizar: Si necesitas cambiar algo, puedes hacerlo en un solo lugar, y se actualizará en todas partes.
Información Clara: Es fácil ver todos los detalles importantes de un vistazo.
Mejor Organización: Puedes ordenar y filtrar tus contratos en función de los campos de datos, lo que facilita encontrar lo que necesitas.
En Flou, los campos de datos o "data fields" forman parte de una categoría más amplia conocida como campos inteligentes o "smart fields". Los campos inteligentes o "smart fields" incluyen tanto campos de datos o "data fields" como metadatos de contrato.
Los campos de metadatos son campos que se utilizan para almacenar información privada, como términos de negociación u otros detalles que prefieres mantener en privado. Estos campos solo pueden ser vistos por el propietario del contrato y los miembros de su equipo que tengan acceso al contrato.
¿Quién puede ver y editar los campos de datos?
Visibilidad: Todos los que tengan acceso al documento pueden ver los campos de datos.
Edición: Solo las personas con los permisos adecuados (como acceso total o derechos para editar el documento) pueden cambiar los campos de datos.
Cómo crear buenos campos de datos
Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que tus campos de datos sean útiles:
Sé Consistente: Usa el mismo patrón de nombres para todos los campos de datos. Esto ayuda a mantener todo organizado.
Sé Específico: Usa nombres detallados para los campos de datos. Por ejemplo, en lugar de "Fecha", usa "Fecha de Inicio del Contrato".
Usar campos de datos con automatización (¡próximamente!)
Los campos de datos pueden ayudarte a automatizar tus procesos de contrato. Aquí te mostramos cómo:
Configura Flujos de Trabajo: Puedes crear flujos de trabajo automatizados basados en campos de datos. Por ejemplo, si se completa un campo, el contrato puede avanzar automáticamente al siguiente paso.
Asegura la Finalización: Si no se completa un campo de datos requerido, la automatización se pausará hasta que se complete.
Usar campos de datos o "data fields" en tus contratos musicales puede ahorrarte tiempo, mantener todo organizado y ayudarte a gestionar mejor tus contratos. Son fáciles de usar y pueden marcar una gran diferencia en cómo manejas tus acuerdos legales.